Com emprar l'espai web per a compartir documents
Algunes llistes tenen un espai compartit de documents del web on els subscriptors poden carregar y baixar-se documents: aquest espai està disponible en la secció «Documents compartits».
Presentació dels documents en l'espai compartit de documents del web
Per a accedir a la secció «Documents compartits», seguiu els passos següents:
- Aneu a l'entorn de la llista pàgina inicial i inicieu sessió.
- Aneu a la pàgina d'informació de la llista que us interessi.
- En el menú de l'esquerra, feu clic en l'enllaç «Documents compartits».
La secció de «Documents compartits» conté tres tipus de recursos: carpetes, fitxers i adreces d'interès.
- Les carpetes estan precedides per una icona
.
- Per explorar una carpeta, feu clic en el nom d'aquesta.
- Per a tornar al nivell superior, feu clic en l'enllaç «Cap a la carpeta de nivell superior» en el cantó superior de la pantalla.
- Els fitxers estan precedits per icones relacionades a cada tipus de fitxer. Podeu baixar i carregar alguns.
- Les adreces d'interès estan precedides per la icona
. Es tracta de dreceres que amb només un clic permeten accedir a un web determinat. Si feu clic en l'etiqueta d'una adreça d'interès, el web de l'enllaç s'obrirà en una finestra nova.
Es pot accedir a les funcions d'editar i crear documents, quan estiguen disponibles, a través del Mode expert. Per canviar a mode expert, feu clic en el botó de la part superior de la pàgina Mode expert.
El propietari de la llista o els autors dels documents poden restringir els drets d'accés a alguns fitxers o carpetes. Es poden restringir els drets de lectura i escriptura:
- Quan no es pot editar una carpeta, no podeu carregar ni crear documents en aquesta.
- Quan una carpeta no es pot llegir, no podeu explorar-la (apareix un missatge d'error).
Les carpetes s'ordenen a banda dels fitxers i les adreces d'interès i es mostren abans que aquests. Per defecte, els documents s'ordenen de manera ascendent segons la columna «Document».
Atenció: la ordenació alfanumèrica distingeix entre majúscules i minúscules, de manerq que tots el documents que tenen un nom que comença amb majúscules es veuen primer i estan ordenades alfabèticament, i desprès apareixen tots els documents que comencen amb minúscules ordenats alfabèticament. Passael mateix amb les carpetes.
Podeu ordenar els documents i carptets segons altres criteris que no siga el nom del document o carpeta: també es poden ordenar per autor, tamany i l'última data d'actualització. Per ordenar els documents segons el vostre criteri, feu clic en el nom de la columna corresponent.
Com baixar-se documents de l'espai compartit de documents del web
Per a baixar-se un document d'una llista, seguiu els passos següents:
- Aneu a la secció «Documents compartits» de la llista que us interessi.
- Navegueu per la carpeta que té el fitxer que us voleu baixar.
- Seleccioneu el «mode expert».
- Feu clic en el nom del fitxer per a desar-lo en el disc dur.
Atenció: els fitxers que estiguen en un format que ho puga abrir el navagador no es baixaran, sinó que s'obriran. Per a baixar-se aquesta mena de fitxers, heu de fer clic amb el botó esquerre del ratolí sobre el nom i elegir l'opció de «Desa com a...», «Desa enllaç com a...», etc., segons el navegador. Això pot afectar, entre d'altres, fitxers amb formats: HTM/HTML, PDF, PNG, TXT, SWF, etc. (el resultat pot variar depenen de la configuració i del navegador).
Com carregar documents en l'espai compartit de documents del web
Cal crear una carpeta en la llista
Per a crear una carpeta en la llista, seguiu els passos següents:
- Aneu a la secció «Documents compartirs» de la llista que us interessi.
- Exploreu la carpeta on voleu crear una carpeta.
- Canviar a mode expert.
- Escriviu el nom de la carpeta en el camp que hi ha al costat de l'etiqueta «Crea una nova carpeta dins de [nom de la carpeta on estàs]».
- Feu clic en el botó «Crea».
Com carregar un fitxer en la llista
Per a carregar un fitxer en la llista, seguiu els passos següents:
- Aneu a la secció «Documents compartits» de la llista que us interessi.
- Explora la carpeta en què voleu carregar el fitxer. Crea una carpeta nova si es necessari.
- Canvia a mode expert.
- Feu clic en el botó «Navega» sota l'etiqueta «Càrrega un fitxer dins la carpeta [nom de la carpeta]» i elegeix el fitxer que voleu carregar; desprès de seleccionar-ho, feu clic en el botó «Obri». Aleshores, apareixerà el camí del fitxer en la casella d'entrada que hi ha al costat del botó «Navega».
- Feu clic en el botó «Publica».
Atenció: els propietaris poden posar unes quotes, és a dir, que hi ha un tamany màxim que no es pot sobrepassar per a l'espai compartit de documents del web. Si intenteu carregar o crear un document massa gran en proporció a l'espai que queda, us apareixerà el missatge d'error següent: «El dipòsit de documents excedeix la quota del disc».
Per evitar sobrepassar qualsevol quota de la llista, intenta eliminar fitxers que no s'utilitzen. Una bona organització de la llista us permetrà gestionar l'espai compartit de documents del web més fàcilment. Per estalviar espai, també es poden publicar els fitxers en formats comprimits.
Com publicar una adreça d'interès en una llista
Per a publicar una adreça d'interès en una llista, seguiu els passos següents:
- Aneu a la secció «Documents compartits» de la llista que us interessi.
- Explora la carpeta on voleu publicar l'adreça d'interès. Crea una nova carpeta si és necessari.
- Canvia a mode expert.
- En el camp «títol», escriviu un nom descriptiu per a la pàgina que enllaçareu amb l'adreça d'interès.
- En el camp de l''URL, escriviu o enganxeu l'URLde la pàgina.
- Feu clic en el botó «Afegir».
Com crear un fitxer en una llista
Per a crear un fitxer en una llista, seguiu els passos següents:
- Aneu a la secció «Documents compartits» de la llista que us interessi.
- Exploreu la carpeta on voleu crear el fitxer. Crea una nova carpeta si és necessari.
- Canvia a mode expert.
- Escriviu el nom del fitxer en la casella d'entrada que hi ha prop de l'etiqueta «Crea un fitxer nou».
- Feu clic en el botó «Crea».
Us envia a la pàgina per crear fitxers.
Escriviu o enganxeu el text, que voleu posar en el fitxer, dins de l'àrea de text «Edita el fitxer /nomdelfitxer», i feu clic en el botó «Publica».
Important: només es poden crear en línia fitxers de text net en les llistes. És a dir, és impossible crear documents d'office (.DOC, .XLS, .PPT, .RTF, .ODT, etc.), .PDF, imatges, etc.
També podeu substituir el fitxer, descriure'l o posar-li un nom nou. Per saber més d'aquestes opcions, aneu a la secció «Edita o elimina documents de l'espai compartit de documents del web».
Com editar o eliminar documents de l'espai compartit de documents del web
A banda de carregar o baixar documents, també podeu modificar fitxers i carpetes que ja estiguen en línia:
- by changing their access rights (read and write);
- editant-los;
- eliminant-los.
Com canviar els drets d'accés
Podeu canviar els drets de lectura o escriptura de carpetes i fitxers. Això té nombrosos avantatges:
- El fet de denegar l'accés a una carpeta evita la proliferacó de fitxers publicats per persones sense autorització. Per a mantenir el control de la llista, de vegades es més assenyat denegar l'accés d'escriptura en la carpeta arrel de l'espai compartit de documents del web. També es pot oferir una carpeta que es puga modificar i bloquejar-la en una data i moment determinats, per exemple per a controla l'entrega de treballs d'estudiants.
- El fet de denegar l'accés d'escriptura a un fitxer garanteix que ningú no el pot modificar. Per exemple, aquesta és l'opció més adequada per als professors que colen posar a la disposició dels alumnes uns documents, com preguntes d'examen.
- El fet de denegar l'accés a una carpeta fa possible desar documents confidencials sense haver de canviar un per un els drets de lectura de cada fitxer.
- El fet de denegar l'accés de lectura a un fitxer garanteix la confidencialitat d'aquest. Per exemple, un professor pot demanar els estudiants que pugen una «còpia dels examens» i restringir l'accés de lectura per què no el puguen veure altres estudiants.
Només podeu canviar els drets d'accés dels documents que heu carregat o creat vosaltres mateixos en les llistes (excepció: els propietaris de la llista poden canviar els drets d'accés de qualsevol document publicat en les llistes; això no inclou els moderadors).
Per a canviar els drets d'accés d'un document, aneu a la columna «Accedir» i feu clic en el text «Accedir» davant del nom del document. Us portarà a la pàgina d'edició dels drets d'accés.
Elegiu les opcions de les llistes desplegables d'«Accés de lectura» i «Accés d'edició».
Encara que no estiga en cap opció, s'ha de tenir en compte que el propietari del document (la majoria de vegades la persona que ho ha publicat) sempre manté els drets d'escriptura i lectura (tret que el propietari de la llista canvie el propietari del document).
També podeu canviar el propietari del document, per exemple per a permetre que una altra persona l'edite en línia o per a indicar l'autor real del document si la publicat una altra persona.
Com editar carpetes, fitxers o adreces d'interès
Per a editar un document, aneu a la columna «Edita» i feu clic en el text «Edita» davant del nom del document.
Segons el tipus de document que editeu, hi ha diferents possibilitats:
- Si el document és una carpeta, només podeu descriure-la o canviar-la de nom.
La descripció d'un document es pot veure en el cantó superior esquerre quan l'estàs editant. La descripció de les carpetes també es pot veure quan navegues per una.
- Si el document és una adreça d'interès, també podeu canviar l'URL que s'ha especificar.
- Si el document és un fitxer, també podeu reemplaçar el fitxer que hi ha per un altre que elegiu. Per a fer-ho, feu clic en el botó «Navega» de sota el text «Reemplça el fitxer nomdelfitxer pel vostre fitxer» i elegiu el fitxer que voleu publicar; després de seleccionar-lo, feu clic en el botó «Obri». Es veurà el camí del fitxer que heu elegit en la casella d'entrada al costat del botó «Navega». Feu clic en el botó «Publica».
Independement del nom del fitxer nou, el fitxer publicat en la llista mantindrà el nom de l'original. Si voleu que després del camvi de fitxer hi haja un canvi de nom, haureu de canviar el nom del fitxer publicat en la llista.
- Per últim, si el document és un fitxer de text net, podeu canviar el contingut d'aquest en línia: escriviu o enganxeu el text que voleu posar en el fitxer en l'àrea de text «Edita el fitxer /nomdelfitxer», i feu clic en el botó «Publica».
Qualsevol clic en un botó d'una casella d'entrada, només valida els canvis especificats en la casella. Per a fer més d'un canvi, heu de fer clic en cada botó corresponent a les opcions elegides.
Alguns botons us porten immediatament a la pàgina de la carpeta que conté el document, mentre d'altres fan l'actualització sense canviar de pàgina. Per a tornar a la pàgina de la carpeta sense canviar res, feu clic en el botó «Cap a la carpeta de nivell superior».
Com eliminar carpetes, fitxer o adreces d'interés
Per a eliminar qualsevol tipus de document, feu clic en el text «Elimina» de davant del nom del document, en la columna «Elimina». Apareixerà un missatge de confirmació per a poder retractar-se de la decisió: una vegada eliminat, no es podrà tornar a recuperar el document.
Si no hi ha cap text d'«Elimina» davant del nom del document, és perquè no teniu drets d'accés d'escriptura del document.
És impossible eliminar una carpeta que continga documents: abans d'eliminar una carpeta, heu de buidar-la primer.
Consells per a organitzar l'espai compartit de documents del web
Si sou una de les persones que pot organitzar la llista i crear fitxers i carpetes, tingueu visió de futur: penseu que la llista es pot desenvolupar de manera considerable i que potser es mantinga activa durant molts anys.
Ací hi ha alguns suggeriments per a evitar que la llista es desenvolupe d'una manera anàrquica:
- Si la llista conté el mateix tipus de recursos en intervals regulars, elegiu una organització per mesos o per anys (o qualsevol altra duració segons les vostres necessitats).
Exemple: si la llista està dirigida a arreplegar treballs d'estudiants, aquests estudiants aniran a les mateixes leccions i faran els mateixos treballs d'un any a l'altre. De manera que, seria interessant crear una carpeta per cada any acadèmic en l'arrel de l'espai compartit de documents del web: això permetrà els estudiants fer una ullada als treballs i leccions dels anys anteriors (tenint en compte que els professors restringiran l'accés als recursos confidencials). Tot això es pot complementar amb subcarpetes per a cada lecció o per cada professor dins de la carpeta de l'any.
- Si es tracta d'una llista col·laborativa, destinada a tots els membres d'un departament, és millor elegir una organització basada en projectes.
- Si es tracta d'una llista per intercanviar informació, elegiu una organització basada en temes.
- També podeu elegir una organització per persones, equips, etc.; i fins i tot combinar totes les possibilitats!
Per evitar problemes, elegiu amb cura els noms dels fitxers i carpetes que publiqueu en les llistes: poseu-los un nom curt però explícit i eviteu espais, accents, guions i caràcters especials.